Steinsfjorden Montessoriskole SA

Personvernerklæring

Vi er opptatt av å ivareta personvern. Dine personopplysninger er trygge hos oss, og du har rett til innsyn i de data vi lagrer om deg og dine barn.

Hva er formålet?

På vår skole behandler vi personopplysninger til følgende formål:

  • Registrering i skoleadministrativt system.
  • Samarbeid mellom skole og hjem via brev, epost og SMS, samt transport.
  • Opplæring og oppfølging av elevene.
  • Tilrettelegge for tilpasset opplæring.
  • Gjennomføring av elevundersøkelse og nasjonale prøver.

Dette er hva vi gjør

Steinsfjorden Montessoriskole arbeider for at opplysninger knyttet til elever skal behandles trygt. Vi bruker og deler de opplysningene vi får bare slik lover og regler sier vi skal gjøre.

Alle ansatte vet at opplysningene skal brukes kun til det som er nødvendig for å drive skolen.

Hvis noen andre ber om opplysninger, svarer vi at opplysninger kun kan deles dersom den det gjelder har gitt tillatelse til at opplysningene deles. Elever omtales ikke skriftlig ved navn.

Vi ber om samtykke fra elever og deres foresatte før vi publiserer bilder eller video.

Når eleven går ut av skolen kan det være behov for å overføre særskilt informasjon. Dette kan være i forbindelse med søknad på særskilt grunnlag, behov for spesiell tilrettelegging eller lignende. Foresatte deltar i denne prosessen og gir skriftlig samtykke til det som overføres.

Personopplysninger
Hva behandler vi og hvordan oppbevares de?

Foresatte og/eller skolen legger inn personopplysninger i skolen administrative system når en elev søkes inn på skolen. Gjennom daglig drift lagres og behandles følgende opplysninger:

  • Transponder: meldingsystem
  • Office 365: Brukes daglig, drift av ECIT (nettverk, brannmur)
  • Hjemmeside: Bilder og video.
  • Arkiv: Personopplysninger skolen får som står på et papir holdes låst i et arkiv. Disse opplysningene deles kun med den eller de som trenger å vite om opplysningene for å kunne utføre forsvarlig undervisning i skolen.

Så lenge tar vi vare på personlige opplysninger

Hvor lenge det er lov å lagre opplysninger om elever i skolen er avhengig av formålet med at opplysningene ble registrert, og om de er arkivpliktige. Arkivpliktige opplysninger blir lagret på ubestemt tid i skolens arkiv. Personopplysninger som ikke er arkivpliktige skal slettes når formålet med at de er lagret er oppfylt.

  • Navn på elever og avsluttende vitnemål etter avsluttende trinn blir tatt vare på for bestandig. Det samme gjelder opplysninger om hvilke fag eleven har fått undervisning i.
  • Det som en lærer noterer om oppførselen til en elev gjennom året, blir slettet når vurderingen er gitt og fristen for å klage er gått ut. Andre notater tas vare på så lenge eleven går på skolen, og lærerne mener de har nytte av notatene.
  • Vedtak om skyss tar skolen vare på bare det året vedtaket gjelder. Andre dokumenter om en elev, f.eks vedtak om spesialundervisning, individuelle opplæringsplaner med mer, tas vare på så lenge skolen har bruk for dokumentene. Deretter blir de makulert.
  • Når en elev slutter ved skolen tar vi vare på navn og adresse, slik at vi kan ta kontakt hvis myndighetene ber oss om å gjøre det. Ellers vil vi bare bruke denne adressen når eleven/foresatte har gitt oss tillatelse til å sende brev. Eleven/foresatte kan trekke denne tillatelsen tilbake.

Hvilke rettigheter har du?

INNSYN
Du har rett til å be om å få se hva vi har lagret om ditt barn og deg som foresatt.

RETTING AV INFORMASJON
Du har rett til å be om at informasjon som er objektivt uriktig blir rettet etter at du har fått innsyn.

SLETTING AV INFORMASJON
Alle elevmapper lagres etter at eleven har sluttet. Du har ikke rett å få slettet opplysninger som kan være viktige for senere behandling ved for eksempel klage på skolegang. Du kan ha rett til å få slettet opplysninger som ikke lenger er arkivverdig, som for eksempel opplysninger fra barnetrinnet som ikke lenger er relevante for ungdomstrinnet.

DATAPORTABILITET
Du kan be om å få utlevert opplysninger som du selv aktivt har gitt oss om deg som foresatt eller om ditt barn. Dette gjelder dersom du ønsker disse opplysningene sendt videre til for eksempel ny skole.

PROTESTERE MOT BRUK AV OPPLYSNINGER
I helt spesielle tilfeller kan det være du ønsker å protestere mot bruk av personopplysninger. Dette gjelder hvis vi bruker opplysninger som ikke er nødvendige, eller at vi ikke har ditt samtykke. Retten gjelder ikke dersom vi har tungtveiende grunner som går foran din protest.

Definisjoner

(jfr. lov om behandling av personopplysninger av 15.06.2018 nr. 38, jfr. EUs forordning om personvern artikkel 4)

Personopplysning
Enhver opplysning om en identifiserbar person.

Behandling
Enhver operasjon eller rekke av operasjoner som gjøres med personopplysninger.

Behandlingsansvarlig
Den som bestemmer formålet med behandlingen av personopplysninger, og hvilke midler som skal brukes i behandlingen.

Databehandler
Den som behandler personopplysninger på vegne av den behandlingsansvarlige. Styret i Steinsfjorden Montessoriskole SA har hovedansvar for behandling av personopplysninger ved Steinsfjorden Montessoriskole. Daglig leder/rektor er delegert ansvaret for den daglige håndteringen og behandlingen av personopplysninger for skolens elever. Du har rett til å be om å få se hva vi har lagret om ditt barn og deg som foresatt.

Rettslig grunnlag

For at vi skal kunne registrere og behandle opplysninger om våre elever, må vi ha rettslig grunnlag. Opplæringsloven gir skolen plikter, og for å få gjennomført våre plikter etter loven tolkes det slik at virksomheten har lovhjemmel til registrering og behandling av nødvendige opplysninger.

  • LOV-1998-07-17-61: Opplæringsloven
  • LOV-2018-06-15-38: Personopplysningsloven
  • LOV-1992-12-04-126: Arkivloven
  • LOV-1967-02-10: Forvaltningsloven
  • LOV-2006-05-19-16: Offentleglova

Der vi ikke har grunnlag vil vi innhente ditt samtykke.

Kontaktinformasjon

Dersom du ønsker innsyn i behandling av personopplysninger, kan du kontakte oss per post eller e-post.

Steinsfjorden Montessoriskole SA
Tjyruhjellveien 4, 3512 Hønefoss

E-post: post@steinsfjordenskole.no
Behandlingsansvarlig:
Rektor Anne-Mari Walbækken, e-post: rektor@steinsfjorden.no

Databehandler:
ECIT, Hønefoss

Tips for sikkerhet rundt informasjon fra foresatte til skolen

E-post er en enkel måte for foresatte å kommunisere med skolen på, men vær forsiktig med å dele sensitiv informasjon (knyttet til for eksempel diagnoser, vedtak, religion, legning) til skolen i e-post da vi ikke kan garantere for sikkerheten. Sender du likevel slik informasjon vil det legges i elevmappen og din e-post slettes.